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Ordnung im Büro: Smarte Tipps und Tricks

Wir verraten, wie Sie Ordnung im Büro halten - smarte Tipps und Tricks fürs private Büro zu Hause und für die Arbeit.

Ordnung im Büro: Smarte Tipps und Tricks
Foto: plainpicture

Nicht umsonst heißt es, Ordnung ist das halbe Leben: Ordnung im Büro erleichtert nicht nur uns selbst, sondern im Zweifel auch unseren Kollegen den Arbeitsalltag ungemein. Hier verraten wir simple aber wirkungsvolle Tipps für Ordnung im Büro.

Ordnung im Büro


Ordnung beginnt mit einer klaren Struktur. Man muss sich also ein cleveres System überlegen. Zum Beispiel mit Ordnern, die klar und übersichtlich beschriftet sind. Wichtig ist eine einheitliche Beschriftung, so dass man selbst, aber auch Kollegen, Dokumente auf den ersten Blick wiederfinden. Idealerweise stehen sie in Griffweite, sind nach Themen sortiert und nach Farben strukturiert. Für den Zugriff von wichtigen, tagesaktuellen Unterlagen kann es sinnvoll sein, ein Hängeregister anzulegen. Stehsammler sind ideal, um persönliche und wichtige Unterlagen in Reichweite zu haben. Tipp: Viele schwören auf das sogenannte 3 Körbe-System, bestehend aus einem Eingangskorb, einen für die Tagesaktivität und einen Ausgangskorb. Wichtig: Alte Ordner und Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, sollten regelmäßig aus dem Blickfeld verschwinden und entsorgt oder archiviert werden.

Ordnung im privaten Büro


Meist verzetteln wir uns zu Hause und tendieren dazu, unordentlicher zu sein als am Arbeitsplatz, weil uns Niemand auf die Finger schaut. Es macht also durchaus Sinn, gelernte Arbeitsstrukturen auf unser Homeoffice zu übertragen und sich praktische Helfer wie Aufbewahrungsboxen, Stehsammler oder ein Memoboard zuzulegen.

Digitale Ordnung im Büro


Was für analoge Ordner und Ablagesysteme gilt, gilt auch für die digitale Ordnung. Gerade wer mit Servern arbeitet, auf die diverse Mitarbeiter Zugriff haben, sollte - in Absprache mit seinen Kollegen - ein einheitliches und übersichtliches System kreieren. Sinnvoll ist, Ordner anzulegen, die nach Thema, Monat und Jahr gegliedert sind. Jeder Mitarbeiter muss mit im Boot sein und wissen, was wann wo und wie abgelegt ist. Farbige Markierungen können enorm dabei helfen, den Überblick zu bewahren. Wichtig: Regelmäßiges Entrümpeln nicht vergessen. Was für Papierchaos gilt, gilt auch für digitale Dateien, die unnötigen Speicherplatz wegnehmen. Deshalb regelmäßig überprüfen, was ein für alle mal weg und was ins digitale Archiv wandern muss.

Ordnung im Email-Postfach


Ordnung im Email-Postfach bewahrt man sich ebenfalls am einfachsten mit einem Ordner-System. Das heißt, alle Emails zu bestimmten Themen/Aufgaben/Kunden werden in jeweilige Ordner gezogen und können dort auf einen Blick wiedergefunden werden. Überflüssige (Werbe-)Mails werden am besten augenblicklich gelöscht.

To-Dos und Termine: Notizhefte, Post-its, Kalender


Jeder Mensch favorisiert sein ganz anderes Notiz- und To-do-Listen-System. Für viele unterschiedliche Aufgaben oder aber für größere Projekte empfiehlt es sich, ein Notizbuch anzulegen, in dem alle Aufgaben notiert, abgehakt und evtl. mit Datum versehen werden können. Und damit man auch ja keinen Termin verschwitzt, sollten alle wichtigen Termine augenblicklich in einen Kalender (digital oder analog) eingetragen werden.

Smarte Apps - digitale Helfer fürs Büro


Notability
Notability ist Notizbuch-App und Diktiergerät in einem - mit der smarten App lassen sich Dokumente kommentieren, Ideen skizzieren, Notizen, Audioaufzeichnungen und Fotos machen. 5,99 Euro.
Für iOS erhältlich.

MindMeister
Kollaboratives Brainstorming: Wer kreativ arbeiten muss, für den dürfte die App MindMeister ein wahrer Segen sein: Mit der App lassen sich grafische Mind Maps erstellen und bearbeiten und online mit Kollegen und Freunden teilen. Der Basis-Account kostet 5,99 Euro im Monat.
Für iOS und Android erhältlich.

WIE EINFACH-Tipp:
Nie wieder Kabelsalat: USB-Kabel, Telefonkabel, Laptop-Stromkabel - wir verraten, wie man Kabel verstecken kann.


Von Lesley Sevriens

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